10 ưu điểm và lợi ích khi sử dụng Office 365

Sự ra đời của office 365 thay thế các phiên bản có rất nhiều tính năng vượt trội mang lại nhiều tiện ích cho người dùng. Vậy ưu điểm của office 365 là gì và có những lợi ích nào? Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây để được giải đáp chi tiết về câu hỏi này nhé!

Ưu điểm của office 365

Office 365 được biết được là version nâng cao của phiên bản truyền thống. Phần mềm này được nhà sản xuất tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp cho  người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và có thể làm việc trực tuyến với nhau theo team. 

Đặc biệt, bạn chỉ cần cài đặt là có thể sử dụng phần mềm này trên điện thoại, laptop, máy tính bảng. Đây cũng là công cụ đắc lực của mọi doanh nghiệp có nhu cầu chia sẻ dữ liệu lớn, liên tục. Các ưu điểm của office 365 có thể kể đến như:

• Chỉ cần trả theo tháng hoặc năm với số tiền nhỏ là có tiền sử dụng office 365 ở mọi lúc mọi nơi
• Có rất nhiều công cụ khác nhau như Access, outlook, publisher.
• Mỗi tài khoản người dùng có thể được đồng bộ trên nhiều nền tảng khác nhau như 1PC/1 MAC/1 Smartphone
• Khi sử dụng, người dùng có thể chia sẻ tối đa cho 5 người dùng khác cùng chung bộ office (áp dụng cho trường hợp mua gói office 365 Home
• Phần mềm được tích hợp Onedrive 1TB
• Nếu có cập nhật thì office có thể tự động nâng cấp phiên bản mới nhất
• Người dùng có thể sử dụng online và chia sẻ tài liệu trực tuyến.

Những lợi ích khi sử dụng office 365

Bên cạnh việc tìm hiểu các ưu điểm của office 365 thì chúng ta sẽ cùng điểm qua những lợi ích khi sử dụng phần mềm này nhé. Dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất, cụ thể:

Làm việc ở mọi lúc mọi nơi

Chỉ cần nơi bạn làm việc có kết nối internet thì dù cho sử dụng cá nhân hay doanh nghiệp đều có thể làm việc ở bất cứ đâu. Office 365 được biết đến là phần mềm dựa vào đám mây. Do đó, bạn hoàn toàn có thể truy cập tệp, chương trình từ bất cứ vị trí nào trên mọi thiết bị sử dụng. Cho nên, các doanh nghiệp, cơ quan có nhân viên làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu doanh nghiệp trên office 365 ở mọi lúc mọi nơi để làm việc với nhau.

Bên cạnh đó, tất cả các thông tin cần thiết đều có thể lưu trữ trên trung tâm dữ liệu của Microsoft. Điều này có nghĩa là chỉ cần bạn có kết nối internet thì việc truy cập và lưu trữ dữ liệu được thực hiện một cách dễ dàng.

Khả năng bảo mật dữ liệu tốt

Lợi ích của office 365 trong quá trình sử dụng đó là bạn hoàn toàn yên tâm về độ bảo mật dữ liệu. Phần mềm của nhà Microsoft hoàn toàn tuân thủ theo các tiêu chuẩn ngành HIPAA và FISMA nên dữ liệu của người dùng sẽ được bảo vệ một cách tốt nhất.

Bên cạnh đó, bảo mật của người dùng còn được tùy chỉnh theo chính sách và yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân viên IT của doanh nghiệp có thể nhìn thấy, điều chỉnh và thiết lập hệ thống bảo mật cho tổ chức.

Ngoài ra, Microsoft office 365 còn có tính năng bảo mật vô cùng ấn tượng. Với office 365 thì các tính năng bảo mật đã được tích hợp sẵn để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn, cụ thể:

• Tính năng Threat Protection có thể bảo mật được dữ liệu, email, danh tính doanh nghiệp trước những nguy cơ gây đe dọa và khủng bố mạng.
• Tính năng Microsoft Secure Score luôn luôn cập nhật tình trạng bảo mật để có những phương án giúp người dùng thoát khỏi những mối đe dọa về bảo mật.
• Tính năng Microsoft Cloud App Security có thể kiểm soát được việc di chuyển dữ liệu và đưa ra phân tích giúp xác định và chống lại những mối đe dọa về bảo mật trên các dịch vụ đám mây.
• Tính năng Azure Active Directory giúp quản lý danh tính người dùng, đồng bộ hóa mật khẩu,..

Có thể gửi và nhận email liền mạch

Giờ đây office 365 với nhiều tính năng vượt trội có thể hỗ trợ việc gửi và nhận email dễ dàng chỉ trong vòng một nốt nhạc. Ở bất cứ đâu, bạn vẫn có thể truy cập email, lịch dùng chung và tất cả các file quan trọng chỉ cần có kết nối internet. Bên cạnh đó, mỗi người dùng có thể sử dụng với 50G dung lượng lưu trữ hộp thư và có thể gửi email có tệp đính kèm có dung lượng lên đến 150MB

Kết nối và tích hợp nhiều ứng dụng office

Với đám mây được tích hợp trên office 365 thì bạn có thể lưu trữ tài liệu bất cứ đâu và truy cập vào bất cứ khi nào. So với các phiên bản cũ hơn thì Microsoft office 365 có sẵn bộ office bản quyền và luôn luôn tự động update.

Khi sử dụng office 365 thì công việc của các nhân viên trên cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể tổ chức họp nội bộ trên office 365 để làm việc hiệu quả với các nhân viên khác, ngay cả khi họ không có mặt trong phòng làm việc.

Chia sẻ trở nên dễ dàng hơn

Một trong các lợi ích nổi bật của office 365 đó là chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Như đã nói, nếu các nhân viên của bạn làm việc ở nhiều địa điểm, chi nhánh khác nhau thì vẫn có thể tương tác và hội họp hoặc đơn giản chỉ là chat nhóm trên Microsoft 365. Bên cạnh đó, các nền tảng Microsoft Teams hay SharePoint có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một ngày.

Tính năng đám mây

Việc tích hợp tính năng đám mây có khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu cũng là một trong những ưu điểm của office 365. Chỉ cần đăng ký dịch vụ thì bạn đã được nhận tới dung lịch 1TB lưu trữ trên đám mây OneDrive. Với dung lượng “khủng” này thì bạn hoàn toàn có thể sao lưu  nhiều tập tin quan trọng, chia sẻ tài liệu và edit nội dung dù ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet.

Bên cạnh đó, vì được thiết kế nhằm phục vụ cho chương trình của microsoft nên nó còn được tích hợp liền mạch với word và powerpoint. Ngoài ra, nhiều người dùng khác nhau còn có thể truy cập trên cùng một dữ liệu, tệp và cùng nhau nhập và edit thông tin.

Kết luận

Office 365 là bộ công cụ đem đến nhiều tiện ích cho người dùng. Bạn có thể sử dụng để phục vụ cho cả việc học tập lẫn công việc. Đó cũng là lý do đây là phiên bản được rất nhiều người lựa chọn thay vì phiên bản truyền thống.